Deze privacyverklaring omschrijft op welke manier B-Tonic als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten.

B-Tonic is een initiatief van Baloise Insurance.

De maatschappelijke zetel van B-Tonic is gelegen aan City Link, Posthofbrug 16 in 2600 Antwerpen. B-Tonic wordt geïdentificeerd aan de hand van het ondernemingsnummer (BTW BE 0725.847.436).

Als aanbieder van welzijnstrajecten verwerken wij persoonsgegevens van onze klanten en partners. Wij waarderen dat u ons uw vertrouwen schenkt en hechten dan ook zeer veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en privacy. B-Tonic streeft ernaar de wetgeving met betrekking tot gegevensbescherming, waaronder Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (‘AVG’) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, na te leven. Deze privacyverklaring kadert in de transparantieverplichtingen die B-Tonic heeft op grond van de AVG. Onze privacyverklaring wordt steeds actueel gehouden, de versie op onze website is steeds de meest recente versie.

Voor meer informatie, vragen, suggesties en klachten kunt u
terecht bij onze Data Protection Officer:

privacy@b-tonic.be
B-Tonic
Posthofbrug 16
2600 Antwerpen

Waarvoor verwerken wij uw gegevens :

Klantenbeheer en aanbieden van onze welzijnstrajecten

Waarover gaat dit?
Wij gebruiken uw gegevens voor de doeleinden die wij u hebben meegedeeld toen wij de gegevens verzamelden voor het uitvoeren van onze services, onze legitieme belangen of omdat wij wettelijk verplicht zijn.

Beoordeling voor het sluiten van het contract
Vóór wij een service aanbieden, verwerken wij gegevens om een aanvraag te behandelen

Verwerking bij de uitvoering van het contract
Wij verzamelen, bewaren en verwerken uw gegevens wanneer dat nodig is om:
– de klantenrelatie te beheren;
– een klantenprofiel op te maken;
– diensten te verlenen;
– facturen op te maken en, zo nodig, in te vorderen;
– vragen te beantwoorden, commerciële besprekingen te houden;
– technische ondersteuning te bieden.
De grondslag voor deze verwerking is contractuele noodzaak.

Verwerking om de wet na te leven
Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om de wet na te leven zoals:
– boekhoudkundige verwerking van de verrichting volgens de boekhoudwetgeving en fiscale verplichtingen (bijv. het opstellen van fiscale attesten);

Diverse verwerkingen in de context van klantenbeheer en het aanbieden van onze welzijnstrajecten. Naast de hierboven opgesomde verwerkingen hebben wij nog een aantal aanvullende verwerkingen die accessoir zijn hieraan.

Wij verzamelen, bewaren en verwerken persoonsgegevens o.a.:
– voor de interne rapportering over diensten en klantenrelaties;
– om bestaande diensten evalueren en te verbeteren en nieuwe diensten te ontwikkelen;
Deze verwerkingen zijn gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van B-Tonic en derden (concreet, naargelang het geval, om als onderneming te functioneren, direct marketing).

Statistische verwerkingen
Ter ondersteuning van de activiteiten van B-Tonic worden eveneens statistische verwerkingen georganiseerd, d.w.z. de verwerking van persoonsgegevens voor het creëren van statistische modellen.
Voor deze statistische verwerkingen hergebruikt B-Tonic persoonsgegevens verkregen in de context van andere doeleinden overeenkomstig de bepalingen van de AVG ter zake.

Welke persoonsgegevens verwerken wij:

Wij verwerken persoonsgegevens die wij van uzelf en van derden krijgen. Het gaat om informatie die relevant is om welzijnstrajecten aan te bieden.
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:
identificatiegegevens (zoals uw naam en geboortedatum);
contactgegevens (zoals uw adres, telefoonnummer en e-mailadres)
professionele gegevens (beroep, sector en grootte bedrijf);
bankgegevens voor de verwerking van betalingen (zoals uw rekeningnummer);
gegevens die nodig zijn om specifieke services aan te bieden (bepaalde consumptiegewoonten, levensstijl, …)
gegevens over uw gezondheid met uw uitdrukkelijke toestemming;
gegevens over uw gebruik van onze websites (via cookies, bijvoorbeeld);
audiovisuele gegevens (bijv. videogesprekken of opnames daarvan).
Wij kunnen informatie krijgen van derden zoals:
uw organisatie;
data brokers (datavalidatie en dataverrijking).

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden bewaard in overeenstemming met de volgende termijnen:
voor wettelijke verplichtingen geldt de wettelijke bewaartermijn.
voor andere verwerkingen geldt de gemeenrechtelijke verjaringstermijn.
voor statistische verwerkingen geldt in overeenstemming met de AVG geen beperkte bewaartermijn.

Leveranciersbeheer

Waarover gaat dit?
Indien u producten of diensten levert aan B-Tonic zullen wij uw persoonsgegevens verwerken in die context:
de sluiting en uitvoering van overeenkomsten;
het beheer van relaties met leveranciers;
interne rapportering over leveranciersovereenkomsten.
De grondslag voor de verwerking is contractuele noodzaak enerzijds en gerechtvaardigd belang van B-Tonic (nl. de vrijheid van ondernemen) voor beheer en interne rapportering anderzijds.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
identificatiegegevens (zoals naam en geboortedatum) van u en/of uw personeel;
contactgegevens (zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres) van u en/of uw personeel;
bankgegevens voor de verwerking van betalingen (zoals uw rekeningnummer);
professionele gegevens (opleiding, vaardigheden, beroep en betrekking);
evaluaties gelieerd aan de relatie en uitvoering van overeenkomsten;
audiovisuele gegevens (bijv. videogesprekken of opnames daarvan).

De persoonsgegevens worden rechtstreeks bij de betrokkene en via derden verkregen. Externe bronnen van persoonsgegevens zijn de organisatie waar de betrokkene werkzaam is, sociale media (bijv. LinkedIn voor professionele gegevens), publieke gegevensbronnen (KBO) en particuliere gegevensdatabanken met leveranciersgegevens (data brokers).

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden bewaard gedurende een termijn die loopt tot 10 jaar na het einde van de contractuele relatie.

Verwerking voor doeleinden van direct marketing

Waarover gaat dit?
Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken:
om onze diensten op maat van uw persoonlijke situatie aan te bieden of voor te stellen;
om tevredenheidsenquêtes uit te voeren om uw interesse voor bepaalde diensten in te schatten;
voor interne rapportering over marketingactiviteiten;
om klanten op de hoogte te brengen van verschillende acties;
om merkimago te promoten bij het grote publiek; oa Nieuwsbrief/direct mailing zoals verjaardagsmails, kerstwensen, …;
voor verwerking van persoonsgegevens via de website, o.a. via cookies.

De grondslag voor deze verwerking is het gerechtvaardigd belang van B-Tonic (nl. als bedrijf te kunnen functioneren en direct marketing).
Als u uw gsm-nummer of e-mailadres opgeeft, dan kan dat gegeven gebruikt worden voor direct marketing. Voor alles wat buiten de wettelijke opt-outregeling valt (vnl. B-Tonic-welzijnstrajecten), zal uw voorafgaande toestemming gevraagd worden door B-Tonic .
Voor het plaatsen van cookies vraagt B-Tonic toestemming waar dat wettelijk verplicht is. Meer uitvoerige informatie over cookies is terug te vinden in het cookie statement.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
identificatiegegevens (zoals naam en geboortedatum) van u en/of uw personeel;
contactgegevens (zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres) van u en/of uw personeel;
consumptiegegevens (zoals het aankopen van uitdagingen);
professionele gegevens (sector en grootte bedrijf, functie);
– surfgedrag en interesses, voor wat betreft de website.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden bewaard gedurende een termijn die loopt tot maximaal 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact (bijv. een verzoek van de betrokkene of een lopende overeenkomst).

De organisatie van de onderneming

Waarover gaat dit?
De werking van B-Tonic veronderstelt een aantal verwerkingen zonder dewelke B-Tonic niet of niet efficiënt kan ondernemen. Die verwerkingen kunnen kaderen in wettelijke verplichtingen van B-Tonic of in opportuniteitsoverwegingen.

Verwerking om de wet na te leven
Een aantal interne functies en activiteiten van B-Tonic moeten georganiseerd worden op grond van wettelijke verplichtingen:
de naleving van wettelijke en administratieve verplichtingen van ondernemingen (bijv. fiscale verplichtingen, boekhoudkundige verplichtingen, …);
de verwerking van persoonsgegevens op grond van verplichtingen onder de AVG (bijv. opvolging van verzoeken van betrokkenen en inbreuk in verband met persoonsgegevens);
De grondslag voor deze verwerking is wettelijke verplichting in hoofde van B-Tonic.

Diverse andere verwerkingen
B-Tonic verwerkt persoonsgegevens in de context van een reeks activiteiten die eigen is aan welzijnsdienstverleners
en, meer in het algemeen, aan ondernemingen:
mogelijks in de onderzoeksfase in de context van vennootschapsactiviteiten, waaronder overnames,
het bestuur, (risico)beheer en controle van de organisatie mogelijk te maken.
De grondslag voor deze verwerking is het gerechtvaardigde belang van B-Tonic. om als bedrijf te kunnen functioneren, bescherming van eigendommen en personen, informatieveiligheid).

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
identificatiegegevens (zoals uw naam en geboortedatum);
contactgegevens (zoals uw adres, telefoonnummer en e-mailadres);
professionele gegevens (sector en grootte bedrijf, functie);
bankgegevens voor de verwerking van betalingen (zoals uw rekeningnummer);
gegevens die nodig zijn omspecifieke services aan te bieden (bepaalde consumptiegewoonten, levensstijl, …);
gegevens over uw gezondheid met uw uitdrukkelijke toestemming;
gegevens over uw gebruik van onze websites (via cookies, bijvoorbeeld);
audiovisuele gegevens (bijv. videogesprekken of opnames daarvan).
Deze persoonsgegevens worden verkregen bij de betrokkene zelf of bij publieke en particuliere bronnen (o.a. KBO, sociale media, data brokers, vennootschappen betrokken bij overnameactiviteiten en hun adviseurs).
Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
B-Tonic bewaart uw persoonsgegevens als volgt:
Voor wettelijke verplichtingen geldt de wettelijke bewaartermijn.

Ontvangers van uw persoonsgegevens :

In de context van onze verwerkingen worden uw persoonsgegevens, al naargelang de context, doorgegeven aan een of meerdere ontvangers. De grondslag voor deze doorgifte is gelijklopend met de grondslag voor de verwerking.

De betrokkene, zijn aanverwanten, zijn werkgever en zijn lasthebbers
Wij verstrekken uw persoonsgegevens aan uzelf en, onder specifieke omstandigheden, aan een of meerdere van uw aanverwanten. Dat kan bijv. het geval zijn wanneer de betrokkene een minderjarige begunstigde is. In de context van bepaalde welzijnstrajecten verstrekken wij ook persoonsgegevens aan uw werknemer.

Doorgeven van uw gegevens aan andere bedrijven van de Baloise Group
Om u optimaal de services te kunnen aanbieden, kunnen wij uw gegevens doorgeven aan en ontvangen van andere bedrijven binnen Baloise Group.

Uitwisseling van gegevens met derden
Wanneer dat vereist is, kunnen wij ook relevante bijkomende gegevens delen met boekhouders, aanbieders van betalingsdiensten en bemiddelaars of andere derden die rechtmatig betrokken zijn bij het uitvoeren van de service.
Wanneer wij een externe dienstverlener inschakelen om schulden of onbetaalde premies in te vorderen, kunnen wij uw gegevens aan hen bezorgen.

Externe dienstverleners in binnen- en buitenland
Voor de uitvoering van een aantal verwerkingen doen wij een beroep op gespecialiseerde dienstverleners die (deel)opdrachten en de bijhorende gegevensverwerking uitsluitend voor en ten behoeve van ons uitvoeren (‘verwerkers’).
– ICT(-beveiliging)-dienstverleners, zoals datacenters, dienstverleners die ondersteuning bieden bij het opzetten, onderhouden, testen en verbeteren van de beveiligingen van onze ICT-systemen;
– marketing- en communicatiebureaus, zoals e-mailcampagnetoepassingen, dienstverleners die mailingcampagnes per post verzorgen;
– aanbieders voor audiovisuele toepassingen.
Die dienstverleners zijn contractueel verplicht om de doeleinden van de gegevensverwerking die wij hebben vastgelegd, na te leven.

Uitvoer van persoonsgegevens
In de context van onze verwerkingen kan het zijn dat uw persoonsgegevens naar derde landen (d.w.z. landen buiten de Europese Economische Ruimte) worden uitgevoerd. Dat kan bijv. kaderen in de uitvoering van een samenwerking met een dienstverlener gevestigd in dat land.

Voor een aantal landen bestaat er een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, bijv. Zwitserland. Het bestaan van een dergelijk besluit betekent dat de wetgeving van dat land een passende bescherming biedt op het vlak van gegevensbescherming.

Indien het bestemmingsland niet onder een adequaatheidsbesluit valt, dan biedt B-Tonic in beginsel afdoende garanties door gebruik te maken van modelcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie.
U kunt meer informatie inwinnen over de waarborgmechanismen op de volgende websites:
algemene informatie;
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/thema-s/internationaal-gegevensverkeer;
adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie (enkel in het Engels beschikbaar)
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en;
modelcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie (enkel in het Engels beschikbaar)
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.

Uw rechten onder de AVG:

De AVG kent u als betrokkene een aantal rechten toe, die u ten opzichte van ons kunt uitoefenen.

Over welke rechten beschikt u?

De AVG kent u als betrokkene een aantal rechten toe. Om de uitoefening van die rechten te vereenvoudigen, bezorgen wij u hieronder achtergrondinformatie over die rechten en de manier waarop u die rechten kunt uitoefenen. Onder bepaalde omstandigheden legt de AVG beperkingen op aan die rechten.

Recht op informatie
U hebt recht op algemene informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens. Die informatie wordt via deze algemene privacyverklaring verstrekt of via specifieke privacyverklaringen.

Recht op toegang
Als u uitsluitsel wilt krijgen of wij al dan niet persoonsgegevens over u verwerken of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en bepaalde informatie over die verwerking wenst te ontvangen, kunt u uw inzagerecht bij ons uitoefenen. U kunt eveneens een kopie van uw persoonsgegevens opvragen.

Recht op verbetering
Als u vaststelt dat wij onjuiste of onvolledige persoonsgegevens verwerken, dan kunt u aan ons vragen om die persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen.

Recht op gegevenswissing
U kunt in specifieke gevallen vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen, bijv. wanneer de bewaartermijn voor die persoonsgegevens is verstreken. Dat recht is echter niet absoluut. Zo kunnen wij bijv. nog steeds persoonsgegevens bewaren om te voldoen aan verplichtingen onder de geldende wetten en regels die ons verplichten of toelaten om uw gegevens te bewaren of in de context van rechtsvorderingen.

Recht op beperking
U mag volgens de wettelijke voorwaarden vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. B-Tonic kan onder bepaalde omstandigheden ook zelf besluiten om een verwerking te beperken. De verwerking van uw persoonsgegevens blijft nog steeds mogelijk in uitzonderlijke gevallen, bijv. met uw toestemming of in de context van een rechtsvordering.

Recht om uw toestemming in te trekken
Als u toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken, dan hebt u het recht om die toestemming op elk ogenblik weer in te trekken door dit aan ons te melden. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de gegevensverwerking die tot op dat ogenblik plaatsvond op basis van uw toestemming.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer de gegevensverwerking geautomatiseerd verloopt en gebaseerd is op uw toestemming of op een overeenkomst, mag u uw persoonsgegevens bij ons opvragen op een draagbaar formaat.

Recht op bezwaar
Indien een verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang of algemeen belang, dan kunt u zich verzetten tegen die verwerking op grond van redenen eigen aan uw specifieke situatie. In dat geval mogen wij uw persoonsgegevens alsnog verder verwerken, indien wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen, die zwaarder wegen dan uw belangen of indien de verwerking verband houdt met een rechtsvordering.

U kunt ons ook te allen tijde laten weten dat wij uw persoonsgegevens niet mogen gebruiken voor marketing- en reclamedoeleinden. Dat bezwaar verhindert niet dat uw persoonsgegevens voor andere doeleinden worden verwerkt.

Recht om klacht in te dienen
U hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In België is de bevoegde toezichthouder de Gegevens- beschermingsautoriteit.
Indien u ontevreden bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of voornemens bent een klacht in te dienen, dan moedigen wij u aan om eerst in contact te treden met onze Data Protection Officer om samen met u een snelle oplossing voor uw probleem te vinden.

Hoe kunt u deze rechten uitoefenen?

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen, bij voorkeur met onze Data Protection Officer via e-mail op het adres privacy@b-tonic.be.
Als u uw rechten uitoefent, vragen wij u zo specifiek mogelijk te zijn, zodat uw vraag concreet kan worden behandeld.

Wij wijzen er ook op dat uw identiteit redelijkerwijze moet kunnen geverifieerd worden om uw rechten uit te oefenen, zodat wordt vermeden dat iemand anders ze uitoefent. Als principe gebruiken wij daarbij dat wij u op dezelfde manier identificeren en uw identiteit verifiëren als wanneer wij uw gegevens verzamelden. Soms zullen wij u dus moeten vragen bewijs van uw identiteit te leveren. Dat geldt bijvoorbeeld als u ons vraagt iets te doen waardoor wij u gegevens moeten bezorgen, want wij willen uw gegevens niet bezorgen aan een andere persoon, of als u vraagt belangrijke gegevens te verwijderen, want wij willen niet dat eender wie ervoor kan zorgen dat wij gegevens waarvan u verwacht dat wij ze hebben, verwijderen.

Beperkingen als wij u niet kunnen identificeren

Voor bepaalde verwerkingen, bijv. statistische verwerkingen, kan het zijn dat wij beschikken over gecodeerde of gepseudonimiseerde persoonsgegevens, waardoor wij niet in staat zijn om u te identificeren. In dat geval zijn overeenkomstig de AVG bepaalde rechten niet van toepassing.