Confidentialité

À quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel?

Gestion de la clientèle et offre de programmes de bien-être.

De quoi s’agit-il?

Nous utilisons vos données pour les finalités que nous vous avons communiquées lorsque nous avons collecté vos données pour fournir nos services, nos intérêts légitimes ou parce que la loi nous y oblige.

Évaluation avant la conclusion du contrat.

Avant de proposer un service, nous traitons les données afin de traiter une demande.

Traitement lors de l’exécution du contrat

Nous collectons, conservons et traitons vos données lorsque cela est nécessaire pour:

• gérer la relation avec le client;
• établir un profil client;
• fournir des services;
• établir des factures et, si nécessaire, les encaisser;
• établir des factures et, si nécessaire, les encaisser;
• apporter un support technique.

La base de ce traitement est la nécessité contractuelle.

Traitement pour respecter la loi

Nous pouvons aussi utiliser vos données à caractère personnel pour respecter la loi, comme:

• le traitement comptable des opérations selon la législation comptable et les obligations fiscales (par exemple, l’établissement d’attestations fiscales);

Divers traitements dans le contexte de la gestion de clients et l’offre de programmes de bien-être. Outre les traitements énumérés ci-dessus, il existe plusieurs autres traitements complémentaires qui y sont accessoires.

Nous collectons, conservons et traitons notamment des données à caractère personnel pour:

• le reporting interne sur les services et relations clients;
• l’évaluation et l’amélioration des services existants et le développement de nouveaux services;

Ces traitements sont basés sur l’intérêt légitime de B-Tonic et de tiers (concrètement, selon le cas, le fait de pouvoir fonctionner comme entreprise, le marketing direct).

Traitements statistiques

Afin de soutenir les activités de B-Tonic, des traitements statistiques sont également organisés, à savoir le traitement de données à caractère personnel en vue de créer des modèles statistiques.

Pour ces traitements statistiques, B-Tonic réutilise des données à caractère personnel obtenues dans le contexte d’autres finalités conformément aux dispositions du RGPD en la matière.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous:

Nous traitons les données à caractère personnel que nous obtenons de votre part ou de tiers. Il s’agit d’informations pertinentes dans le but de proposer des programmes de bien-être.

Nous pouvons traiter les données à caractère personnel suivantes:

• des données d’identification (comme le nom et la date de naissance);
• des coordonnées (comme l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel);
• des données professionnelles (profession, secteur et taille de l’entreprise);
• des données bancaires pour le traitement de paiements (comme votre numéro de compte);
• des données nécessaires afin de proposer des services spécifiques (certaines habitudes de consommation, mode de vie, …);
• des données sur votre santé avec votre consentement explicite;
• des données sur l’utilisation que vous faites de nos sites web (via des cookies par exemple);
• des données audiovisuelles (par exemple, des vidéoconférences ou des enregistrements de celles-ci).;
• Nous pouvons recevoir des informations venant de tiers, notamment:
  • votre organisation;
  • des data brokers (validation de données et enrichissement de données).

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel:

Les données à caractère personnel sont conservées selon les durées suivantes:

• pour les obligations légales, la durée de conservation légale s’applique.
• pour les autres traitements, le délai de prescription du droit commun s’applique.
• pour les traitements statistiques, il n’y a pas de durée de conservation limitée, conformément au RGPD.

Gestion des fournisseurs

De quoi s’agit-il?

Si vous fournissez des produits ou services à B-Tonic, nous traiterons vos données à caractère personnel dans ce contexte:

• la conclusion et l’exécution de conventions;
• la gestion de relations avec les fournisseurs;
• le reporting interne à propos des conventions de fournisseur.

La base du traitement est la nécessité contractuelle, d’une part, et l’intérêt légitime de B-Tonic (à savoir la liberté d’entreprendre) à des fins de gestion et de reporting interne, d’autre part.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous?

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes:

• des données d’identification (comme le nom et la date de naissance) et/ou celles de votre personnel;
• des coordonnées (comme l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel) et/ou celles de votre personnel;
• des données bancaires pour le traitement de paiements (comme votre numéro de compte);
• des données professionnelles (formation, compétences, profession et fonction);
• des évaluations liées à la relation et à l’exécution de conventions;
• des données audiovisuelles (par exemple, des vidéoconférences ou des enregistrements de celles-ci).

Les données à caractère personnel sont directement obtenues auprès de la personne concernée et via des tiers. Les sources externes de données à caractère personnel sont l’organisation dans laquelle la personne concernée est active, les réseaux sociaux (par exemple, LinkedIn pour les données professionnelles), les sources de données publiques (BCE) et les banques de données privées contenant des données de fournisseurs (data brokers).

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

Les données à caractère personnel sont conservées pour une durée allant jusqu’à 10 ans après la fin de la relation contractuelle.

Traitement à des fins de marketing direct

De quoi s’agit-il?

Nous pouvons aussi utiliser vos données à caractère personnel pour:

• offrir ou proposer nos services en fonction de votre situation personnelle;
• effectuer des enquêtes de satisfaction pour évaluer votre intérêt pour certains services;
• le reporting interne à propos d’activités de marketing;
• le reporting interne à propos d’activités de marketing;
• promouvoir l’image de marque auprès du grand public,
• notamment par le biais de lettres d’information ou de publipostages (courriers d’anniversaire, vœux de Noël, …);
• le traitement de données à caractère personnel via le site web, notamment via des cookies.

La base de ce traitement est l’intérêt légitime de B-Tonic (à savoir le fait de pouvoir fonctionner comme entreprise et le marketing direct).

Si vous communiquez votre numéro de GSM ou adresse courriel, ces informations peuvent être utilisées à des fins de marketing direct. Pour tout ce qui ne ressort pas du règlement d’opt-out (non-participation) légal, votre consentement préalable sera demandé par B-Tonic.

Pour les cookies, B-Tonic demande le consentement lorsque c’est légalement obligatoire. Vous trouverez de plus amples informations sur les cookies dans la déclaration en matière de cookies.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous?

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes:

• des données d’identification (comme le nom et la date de naissance) et/ou celles de votre personnel;
• des coordonnées (comme l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel) et/ou celles de votre personnel;
• des données de consommation (comme l’achat de défis);
• des données professionnelles (secteur et taille de l’entreprise, fonction);
• le comportement en ligne et les intérêts, en ce qui concerne le site web

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

Les données à caractère personnel sont conservées pour une durée de maximum 3 ans après le dernier contact significatif (par exemple, une demande de la personne concernée ou une convention en cours).

L’organisation de l’entreprise

De quoi s’agit-il?

Le fonctionnement de B-Tonic suppose plusieurs traitements sans lesquels B-Tonic ne pourra pas entreprendre ou ne pourra pas le faire efficacement. Ces traitements peuvent s’inscrire dans le cadre des obligations légales de B-Tonic ou de critères d’opportunité.

Traitement pour respecter la loi

Plusieurs fonctions et activités internes de B-Tonic doivent être organisées en vertu d’obligations légales:

• le respect d’obligations légales et administratives des entreprises (par exemple, obligations fiscales, obligations comptables, …);
• le traitement de données à caractère personnel en vertu d’obligations dans le cadre du RGPD (par exemple, suivi des demandes des personnes concernées et infraction relative aux données à caractère personnel);
• La base de ce traitement est l’obligation légale dans le chef de B-Tonic.

Divers autres traitements

B-Tonic traite des données à caractère personnel dans le contexte d’une série d’activités propres aux prestataires de services de bien-être et, de manière plus générale, aux entreprises:

• éventuellement dans la phase d’investigation dans le contexte des activités de la société, dont les reprises,
  pour permettre l’administration, la gestion (des risques) et le contrôle de l’organisation.

La base de ce traitement est l’intérêt légitime de B-Tonic (à savoir le fait de pouvoir fonctionner comme entreprise, la protection des propriétés et des personnes, la sécurité des informations).

Quelles données à caractère personnel traitons-nous?

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes:

• des données d’identification (comme le nom et la date de naissance);
• des coordonnées (comme l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel);
• des données professionnelles (secteur et taille de l’entreprise, fonction);
• des données bancaires pour le traitement de paiements (comme votre numéro de compte);
• des données nécessaires afin de proposer des services spécifiques (certaines habitudes de consommation, mode de vie, …);
• des données sur votre santé avec votre consentement explicite;
  des données sur l’utilisation que vous faites de nos sites web (via des cookies par exemple);
• des données audiovisuelles (par exemple, des vidéoconférences ou des enregistrements de celles-ci).

Ces données à caractère personnel sont obtenues auprès de la personne concernée ou de sources publiques et privées (notamment la BCE, les réseaux sociaux, les data brokers, les sociétés concernées par les activités de reprise et leurs conseillers).

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

B-Tonic conserve vos données à caractère personnel comme suit:

Pour les obligations légales, la durée de conservation légale s’applique.

Destinataires de vos données à caractère personnel:

Dans le cadre des traitements que nous effectuons, vos données à caractère personnel sont transmises, selon le contexte, à un ou à plusieurs destinataires. La base de cette transmission est identique à la base du traitement.

La personne concernée, ses alliés, son employeur et ses mandataires
Nous fournissons vos données à caractère personnel à vous-même et, dans des circonstances spécifiques, à un ou à plusieurs de vos alliés. Cela peut par exemple être le cas lorsque la personne concernée est un bénéficiaire mineur. Dans le contexte de certains programmes de bien-être, nous transmettons également des données à caractère personnel à votre travailleur.

Transfert de vos données à d’autres entreprises de Baloise Group
Afin de vous proposer des services de manière optimale, nous pouvons transmettre vos données à d’autres entreprises de Baloise Group et en recevoir de leur part.

Échange de données avec des tiers

Lorsque cela est exigé, nous pouvons aussi partager des données supplémentaires pertinentes avec des comptables, des fournisseurs de services de paiement et des intermédiaires, voire d’autres tiers qui sont légitimement impliqués dans l’exécution du service.

Lorsque nous faisons appel à un prestataire de services externe pour encaisser des dettes ou des primes impayées, nous pouvons lui communiquer vos données.

Prestataires de services externes en Belgique et à l’étranger

Pour l’exécution de plusieurs traitements, nous faisons appel à des prestataires de services spécialisés qui exécutent des missions (partielles) et le traitement des données correspondantes pour nous et en notre nom (« sous-traitants »).

• des prestataires de services (de protection) ICT, comme des centres de données, des prestataires de services qui offrent un soutien pour la mise sur pied, la maintenance, le test et l’amélioration de la sécurisation de nos systèmes ICT;
• des bureaux de marketing et de communication, comme des applications de campagne d’e-mailing, des prestataires de services qui organisent des campagnes de mailing par courrier;
• des fournisseurs d’applications audiovisuelles.
  Ces prestataires de services sont contractuellement obligés de respecter les finalités du traitement de données que nous avons fixées.

Exportation de données à caractère personnel

Dans le contexte des traitements que nous effectuons, il est possible que vos données à caractère personnel soient exportées vers des pays tiers (à savoir des pays en dehors de l’Espace économique européen). Cela peut par exemple s’inscrire dans le cadre d’une collaboration avec un prestataire de services établi dans ce pays.

Pour plusieurs pays, il existe une décision d’adéquation de la Commission européenne, par exemple la Suisse. d’une telle décision signifie que la législation de ce pays offre une protection appropriée en matière de protection des données.

Si le pays de destination ne relève pas d’une décision d’adéquation, B-Tonic offre en principe des garanties adéquates en utilisant des clauses contractuelles-types approuvées par la Commission européenne.

Vous trouverez de plus amples informations sur les mécanismes de garantie sur les sites web suivants:

• informations générales;
  https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/thema-s/internationaal-gegevensverkeer;
• décision d’adéquation de la Commission européenne (uniquement disponible en anglais);
  https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en;
• clauses contractuelles-types approuvées par la Commission européenne (uniquement disponible en anglais);
  https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.

Vos droits dans le cadre du RGPD:

En tant que personne concernée, le RGPD vous confère un certain nombre de droits, que vous pouvez exercer à notre égard.

De quels droits disposez-vous?

e RGPD vous confère un certain nombre de droits en tant que personne concernée. Pour simplifier l’exercice de ces droits, nous vous transmettons ci-dessous des informations de base sur ces droits et la manière dont vous pouvez les exercer. Dans certaines circonstances, le RGPD impose des limitations à ces droits.

Droit à l’information

Vous avez droit à des informations générales sur le traitement de vos données à caractère personnel. Ces informations sont communiquées via la présente déclaration de confidentialité générale ou via des déclarations de confidentialité spécifiques.

Droit d’accès

Si vous voulez savoir avec certitude si nous traitons ou non des données à caractère personnel vous concernant ou si vous voulez savoir quelles données à caractère personnel vous concernant nous traitons et recevoir certaines informations à propos de ce traitement, vous pouvez exercer votre droit d’accès. Vous pouvez également demander une copie de vos données à caractère personnel.

Droit de rectification

Si vous constatez que nous traitons des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de corriger ou de compléter ces données à caractère personnel.

Droit à l’effacement des données

Dans des cas spécifiques, vous pouvez demander la suppression de vos données à caractère personnel, par exemple lorsque la durée de conservation de ces données à caractère personnel a expiré. Ce droit n’est toutefois pas absolu. Ainsi, nous pouvons, par exemple, encore conserver des données à caractère personnel pour satisfaire à des obligations en vertu des lois et réglementations en vigueur qui nous obligent ou nous autorisent à conserver vos données ou dans le contexte d’actions en justice.

Droit à la limitation du traitement

Selon les conditions légales, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Dans certaines circonstances, B-Tonic peut également décider elle-même de limiter un traitement. Le traitement de vos données à caractère personnel reste toujours possible dans des cas exceptionnels, par exemple, avec votre consentement ou dans le contexte d’une action en justice.

Droit de retirer votre consentement

Si vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment en nous le signalant. Le retrait de votre consentement n’aura aucune influence sur le traitement des données tel qu’il existait jusqu’à ce moment-là, basé sur votre consentement.

Droit à la portabilité des données

Lorsque le traitement des données se fait de manière automatisée et sur la base de votre consentement ou d’une convention, vous pouvez demander vos données à caractère personnel auprès de nos services sur un format portable.

Droit d’opposition

Si un traitement est basé sur l’intérêt légitime ou sur l’intérêt général, vous pouvez vous opposer à ce traitement en vertu de raisons propres à votre situation spécifique. Dans ce cas, nous pouvons continuer à traiter vos données à caractère personnel si nous pouvons démontrer des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts ou si le traitement est lié à une action en justice.

Vous pouvez également nous faire savoir à tout moment que nous ne pouvons pas utiliser vos données à caractère personnel à des fins de marketing et de publicité. Cette opposition n’empêche pas le traitement de vos données à caractère personnel pour d’autres finalités.

Droit d’introduire une réclamation

Vous avez aussi le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. En Belgique, l’autorité de contrôle compétente est l’Autorité de protection des données.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel ou si vous avez l’intention d’introduire une réclamation, nous vous invitons à prendre d’abord contact avec notre Data Protection Officer afin qu’il trouve avec vous une solution rapide à votre problème.

Comment pouvez-vous exercer ces droits?

Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact avec nous, de préférence avec notre Data Protection Officer par courriel à l’adresse privacy@b-tonic.be.

Si vous exercez vos droits, nous vous demandons d’être aussi précis que possible afin que votre question puisse être traitée concrètement.

Nous attirons également votre attention sur le fait que votre identité doit pouvoir être raisonnablement vérifiée afin de vous permettre d’exercer vos droits, pour éviter que quelqu’un d’autre ne les exerce. Nous partons du principe que nous procédons de la même manière pour vous identifier et pour vérifier votre identité que lorsque nous avons collecté vos données. Nous devrons donc parfois vous demander de fournir la preuve de votre identité. Cela s’applique par exemple si vous nous demandez de faire une chose qui implique que nous devions fournir vos données, car nous ne voulons pas fournir vos données à une autre personne, ou si vous demandez de supprimer des données importantes, car nous ne voulons pas que n’importe qui puisse faire supprimer des données dont nous devons disposer selon vous.

Limitations si nous ne pouvons pas vous identifier

Pour certains traitements, par exemple, les traitements statistiques, il est possible que nous disposions de données à caractère personnel codées ou pseudonymisées, si bien que nous ne sommes pas à même de vous identifier. Dans ce cas, conformément au RGPD, certains droits ne s’appliquent pas.