Van CSRD-richtlijn naar ESG-rapportage
Tegenwoordig is duurzaamheid niet meer iets wat je kunt negeren, het is essentieel geworden. Bedrijven wereldwijd begrijpen nu dat milieubewustzijn, sociale verantwoordelijkheid en goed bestuur cruciaal zijn voor hun succes op lange termijn. Daarom moeten ze nu verplicht rapporteren over deze zaken, zodat ze transparant zijn over hun inspanningen en prestaties op het gebied van duurzaamheid. Maar hoe begin je hier aan?
ESG eenvoudig uitgelegd in 8 concrete stappen.
Stap 1: Begrijp de essentie van ESG-rapportage (ESG basis uitleg)
Het opstellen van een duurzaamheidsrapport vereist gedegen voorbereiding en grondig onderzoek. Dit omvat niet alleen het begrijpen van milieukwesties zoals CO2-uitstoot, maar ook het verkennen van sociale en maatschappelijke aspecten van duurzaamheid. Een diepgaand begrip van sociale pijlers, zoals wellbeing , diversiteit en inclusie, is essentieel voor het verbinden van duurzaam ondernemen met ESG-rapportage. Het is ook belangrijk om op de hoogte te zijn van recente EU-richtlijnen en wetgeving. Een stevige basis (zie ons trendrapport) in deze aspecten vereenvoudigt het rapportageproces en stelt organisaties in staat om effectief te investeren in en te rapporteren over hun duurzaamheidsinitiatieven.
STAP 2: Verdiep je in de verschillende frame works van ESG
Raak vertrouwd met diverse rapportageframeworks, met speciale aandacht voor de CSRD-richtlijn van de EU. Deze richtlijn bepaalt of je organisatie verplicht is een duurzaamheidsrapport op te stellen, wat vanaf 1 juli 2024 geldt voor grote, beursgenoteerde bedrijven en later wordt uitgebreid naar anderen. Deze verplichting wordt steeds relevanter omdat investeerders, klanten en medewerkers steeds meer belang hechten aan duurzaamheid. Het is tevens essentieel om vertrouwd te raken met de ESRS-standaarden voor ESG-rapportage, omdat ze helpen bij het identificeren van de te rapporteren aspecten voor elke ESG-pijler
Bovendien wordt het sterk aanbevolen om binnen de organisatie bewustzijn en enthousiasme voor duurzaamheidsinitiatieven te creëren door middel van interne workshops waar zowel werknemers als management bij betrokken zijn, om zo hun kennis te vergroten en hun motivatie te stimuleren.
Stap 3: Stel een intern CSR-team samen
Het opstellen van een hoogwaardig duurzaamheidsrapport vereist specifieke vaardigheden en kennis. Een aangewezen persoon coördineert het proces, fungeert als centraal aanspreekpunt en leidt de inspanningen voor het verzamelen, analyseren en rapporteren van duurzaamheidsinformatie. Het Corporate Social Responsibility (CSR) team moet niet alleen over de benodigde expertise beschikken, maar ook het bredere bedrijfsperspectief begrijpen en integreren in de duurzaamheidsstrategie.
Betrek andere relevante afdelingen voor een alomvattende aanpak, omdat duurzaamheid verschillende aspecten van de organisatie raakt, zoals financiële rapportage, externe communicatie en human resources. Een allesomvattende benadering zorgt voor een effectieve implementatie van duurzaamheidsinitiatieven.
Wij zijn er om te ondersteunen. Bij het opstellen van je eerste duurzaamheidsrapport, is het raadzaam om deskundigen in te schakelen, vooral voor de complexe sociale aspecten van ESG. Deze expertise bespaart je niet alleen tijd, maar is ook van onschatbare waarde voor het identificeren van relevante sociale vraagstukken en het implementeren van doeltreffende strategieën.
Stap 4: Identificatie van stakeholders en materiele ESG-factoren
Voor een nauwkeurig rapport moet men relevante ESG-factoren identificeren via een dubbele materialiteitsanalyse, zoals voorgeschreven door de ESRS en verplicht gesteld door de CSRD. Deze aanpak vereist een grondige beoordeling van zowel interne als externe ESG-factoren.
Het identificeren van belanghebbenden die door de duurzaamheidsprestaties worden beïnvloed of hierop invloed hebben, is cruciaal. Dit omvat zowel interne partijen zoals werknemers als externe groepen zoals klanten, leveranciers, investeerders,
Stakeholders:
Voor het schrijven van het rapport is het van uiterst belang om de belangrijkste stakeholders te identificeren, te betrekken en hun perspectieven op de voornaamste ESG-trends binnen het bedrijf te verzamelen. Deze stakeholders, variërend van individuen tot organisaties, kunnen een significante impact hebben op of beïnvloed worden door het bedrijf.
- Interne stakeholders:
Alle afdelingen binnen het bedrijf, inclusief het management, spelen een grote rol bij het formuleren van het kader voor het ESG-rapport. Hun bijdragen zijn onmisbaar voor het begrijpen van de missie, waarden, beleid, strategieën, doelstellingen en ambities van het bedrijf.
- Externe stakeholders:
Externe stakeholders zoals investeerders, leveranciers, klanten, sectororganisaties en lokale gemeenschappen bieden waardevolle inzichten die cruciaal zijn voor het begrijpen van externe invloeden op het bedrijf en het vormgeven van de toekomstige ESG-strategie. Effectief betrekken van deze belangrijke stakeholders, via methoden zoals persoonlijke ontmoetingen, workshops of online enquêtes, is van belang voor het succes van de duurzaamheidsstrategie van het bedrijf.
Dubbele materialiteit
Dubbele materialiteit is een concept binnen het kader van duurzaamheidsrapportage, dat benadrukt dat organisaties rekening moeten houden met twee typen materialiteit bij het rapporteren over hun activiteiten:
- Financiële materialiteit: Dit aspect betreft de impact van milieu- en sociale kwesties op de financiële prestaties en waarde van een bedrijf. Het draait om het identificeren van duurzaamheidskwesties die een significante invloed kunnen hebben op de financiële gezondheid en winstgevendheid, zoals klimaatverandering, werkomstandigheden en corruptie.
- Milieu- en sociale materialiteit: Dit aspect richt zich op de impact van bedrijfsactiviteiten op de maatschappij en het milieu, inclusief effecten op het milieu, lokale gemeenschappen en de bredere maatschappij. Het omvat de evaluatie van zaken zoals emissies, afvalbeheer en arbeidsomstandigheden.
Het concept van dubbele materialiteit is bijzonder relevant omdat het bedrijven helpt risico’s en kansen te identificeren en te beoordelen vanuit zowel financieel als maatschappelijk en milieu-gerelateerd perspectief. Dit biedt stakeholders een completer beeld van de duurzaamheidsprestaties en -strategieën van een bedrijf.
Stap 5: Data verzamelen en meten
Zodra je de belangrijke ESG-factoren hebt geïdentificeerd, start dan met het verzamelen van gegevens over deze factoren. Implementeer nieuwe processen en verzamel gedurende het hele financiële jaar de benodigde duurzaamheidsgegevens. Deze gegevens kunnen afkomstig zijn van interne bronnen zoals je ERP-systeem, financiële rapporten, enquêtes onder werknemers of klantbeoordelingen, alsook van externe bronnen zoals industriebenchmarks en ESG-beoordelingen.
Bij het verzamelen van interne gegevens over je werknemers is het belangrijk om zorgvuldig na te denken over de beste aanpak om de gegevens nauwkeurig en betrouwbaar te maken. Een optie is het gebruik van People Sustainability Scan, geïntegreerd via workshops, om verborgen problemen binnen je bedrijf te ontdekken en in kaart te brengen.
Om tijd en moeite te besparen, wordt het gebruik van gespecialiseerde software sterk aanbevolen. Neem bijvoorbeeld de “eigen werknemers”, een belangrijk aspect van de sociale ESG-factoren waarover veel bedrijven moeten rapporteren volgens de CSRD-regelgeving. Integratie van tools zoals eSgility in uw dataverzamelingsprocessen zal u enorm helpen bij het in kaart brengen van uw duurzaamheidsinspanningen. Dit resulteert in duidelijke dashboards met resultaten en analyses die u gemakkelijk kunt gebruiken in uw eindverslag.
Stap 6: Presenteer de data op een duidelijke manier
Nu je de gegevens hebt, is het tijd om ze te structureren. Er zijn verschillende rapportagestandaarden beschikbaar, zoals ESRS, ISSB en GRI. Als je verplicht bent om binnen de CSRD over ESG-factoren te rapporteren, is het raadzaam om de ESRS te volgen, omdat dit waarschijnlijk de meest gebruikte standaard zal zijn. Zorg ervoor dat je de ESRS raadpleegt om materiële duurzaamheidsthema’s om te zetten naar meetbare doelen en indicatoren.
Organiseer de gegevens helder en beknopt. Leg voor elke ESG-factor uit waarom je erover rapporteert (verplicht of zelf vastgesteld) en toon aan wat je vorig jaar hebt gedaan. Herhaal dit voor alle belangrijke factoren.
Je hoeft bij het samenstellen van het rapport niet vanaf nul te beginnen. Veel bedrijven hebben al ervaring met het publiceren van ESG-rapportages. Gebruik deze bestaande rapporten als inspiratiebron, wat het proces voor jou aanzienlijk vereenvoudigt. Neem de tijd om deze rapporten grondig door te nemen.
Stap 7: Verificatie van de rapportage
Voordat je je rapport publiceert, moet het zorgvuldig worden gecontroleerd door een interne of externe auditor om de betrouwbaarheid te verzekeren. Na tevredenheid over de inhoud volgt de officiële goedkeuring. Dit begint met interne goedkeuring, waarbij belangrijke leidinggevenden zoals de CEO, CFO of Chief Sustainability Officer worden betrokken om hun steun en handtekening te verkrijgen, wat hun betrokkenheid bij de rapportage bevestigt. Als je organisatie rapportageverplichtingen heeft, moet het rapport worden gecontroleerd door een externe accountant die geregistreerd is bij de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (AFSMA) en een Assurance verklaring afgeeft om de betrouwbaarheid van de rapportage te bevestigen.
Stap 8: Rapporteren
Breng verslag uit over zowel de actieve als inactieve duurzaamheidsinspanningen. Verschaf zowel kwalitatieve als kwantitatieve details, beschrijf de huidige stand van zaken en de toekomstvisie met gestelde doelen.
Het delen van het rapport stimuleert belanghebbenden om feedback te geven. Door deze feedback zorgvuldig te overwegen, kun je je ESG-prestaties verbeteren, wat resulteert in een duidelijker en effectiever rapport voor het komende jaar.
Publiceer het rapport op je website, verstuur het per e-mail naar klanten en investeerders, deel het op sociale media en bespreek het persoonlijk. Het benadrukken van je duurzaamheidsinspanningen kan je een voorsprong geven in een competitieve markt.
Gebruik de rapportagecyclus als een kans voor voortdurende evaluatie, leren en verbeteren. Stel jaarlijks duidelijke doelen om de duurzaamheidsprestaties te verbeteren, waarbij actieve feedback van belanghebbenden wordt meegenomen.
Vandaag al werken aan je ESG-doelstellingen van morgen?
De People Sustainability scan brengt alle welzijnsinspanningen van je onderneming in kaart en koppelt deze aan de 17 SDG’s. Resultaat is een duidelijk overzicht, eventueel gekoppeld aan advies voor optimalisatie, dat perfect dienst doet als rapporteringstool voor de ESG rapportage. In de ESG-rapportering valt wellbeing onder de S van Social, naast de twee andere pijlers Environmental & Governance.
